Airtable ist ein mächtiges Tool zur Organisation von Daten, Projekten und Prozessen – doch wie sieht es mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) aus? Gerade in der EU ist es essenziell, personenbezogene Daten rechtskonform zu verarbeiten – sonst drohen Bußgelder. In diesem Artikel findest du eine praktische Checkliste, mit der du dein Airtable-Setup auf DSGVO-Konformität prüfen und anpassen kannst.
Warum ist DSGVO bei Airtable ein Thema?
Airtable speichert Daten auf Servern in den USA und ist somit ein US-amerikanischer Dienstleister. Das bringt Herausforderungen mit sich, seitdem der EU-US Privacy Shield vom Europäischen Gerichtshof gekippt wurde. Die DSGVO verlangt bei der Nutzung solcher Dienste besondere Maßnahmen – insbesondere bei der Verarbeitung personenbezogener Daten.
✅ DSGVO-Checkliste für Airtable
Hier ist deine Schritt-für-Schritt-Checkliste zur DSGVO-Konformität:
1. Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten anlegen
Dokumentiere, wofür und wie du Airtable nutzt, welche Daten verarbeitet werden und auf welcher Rechtsgrundlage. Typische Fälle sind:
- Kundendatenbank
- Bewerberverwaltung
- Projektmanagement mit personenbezogenen Aufgaben
📝 Tipp: Nutze dazu eine Vorlage für das Verarbeitungsverzeichnis nach Art. 30 DSGVO.
2. Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abschließen
Wenn du Airtable für Daten Dritter nutzt (z. B. Kunden, Bewerber, Mitarbeiter), benötigst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit Airtable.
➡️ Diesen findest du bei Airtable unter: Airtable DPA – Data Processing Addendum
Wichtig: Du musst den Vertrag aktiv abschließen und in deinen Unterlagen dokumentieren.
3. Datenminimierung & Zweckbindung sicherstellen
Verarbeite nur die Daten, die du wirklich brauchst, und lösche alte Einträge regelmäßig.
🔒 Beispiel: Wenn du Airtable für Bewerbungen nutzt, sollten abgelehnte Bewerberdaten spätestens nach 6 Monaten gelöscht werden (Art. 17 DSGVO).
4. Zugriffsrechte verwalten
Stelle sicher, dass nur autorisierte Personen Zugriff auf sensible Daten haben. Nutze Rollen und Freigabestufen in Airtable.
- Nutze keine öffentlichen „Shared Views“ für personenbezogene Daten
- Deaktiviere alte API-Keys oder Zugänge ehemaliger Mitarbeiter
5. Rechte der Betroffenen umsetzen
Du musst in der Lage sein, Auskunft, Berichtigung oder Löschung der gespeicherten Daten bereitzustellen.
✔️ Lege eine interne Anleitung fest, wie du auf Anfragen nach Art. 15–18 DSGVO reagierst
✔️ Nutze Filter und Suchfunktionen in Airtable, um Daten effizient zu finden
6. Technische und organisatorische Maßnahmen (TOMs) prüfen
Überprüfe, ob Airtable die notwendigen Sicherheitsmaßnahmen trifft (Verschlüsselung, Zugriffsschutz, Serverstandorte).
🔍 Airtable bietet Informationen zur Sicherheit unter: Airtable Security Overview
7. Drittstaatentransfer bewerten
Da Airtable Daten in den USA speichert, brauchst du geeignete Garantien wie EU-Standardvertragsklauseln (SCCs).
📌 Diese sind Teil des DPA von Airtable – du solltest aber prüfen, ob zusätzliche Maßnahmen (z. B. Verschlüsselung) sinnvoll sind.
8. Datenschutz-Folgenabschätzung (DSFA) prüfen
Wenn du sensible Daten (z. B. Gesundheitsdaten, große Mengen an Kundendaten) in Airtable speicherst, kann eine DSFA erforderlich sein.
🛡️ Hol dir im Zweifel rechtliche Beratung oder sprich mit deinem Datenschutzbeauftragten.
9. Löschkonzepte und Aufbewahrungsfristen definieren
Definiere, wie lange du welche Daten aufbewahrst – und wie du sie regelmäßig manuell oder automatisiert löschst.
💡 Setze dir Erinnerungen oder nutze Automationen über Make/Zapier, um alte Datensätze zu prüfen.
10. Datenschutzerklärung aktualisieren
Wenn du Airtable z. B. im Kontaktformular oder Bewerbungsprozess einsetzt, erwähne den Dienst in deiner Datenschutzerklärung auf der Website.
📄 Erkläre dabei:
- Welche Daten erfasst werden
- Wofür sie verwendet werden
- Dass Airtable ein Dienstleister mit Sitz in den USA ist
- Wie lange die Daten gespeichert werden
Fazit
Airtable kann datenschutzkonform genutzt werden – vorausgesetzt, du triffst die nötigen technischen, organisatorischen und rechtlichen Vorkehrungen. Diese DSGVO-Checkliste hilft dir dabei, Risiken zu minimieren und Sicherheit zu schaffen – für dich, dein Team und deine Nutzer.
Wenn du regelmäßig mit sensiblen Daten arbeitest, lohnt sich eventuell der Umstieg auf europäische Airtable-Alternativen wie z. B. Baserow, SeaTable oder Zenkit.
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